1. Introducción
TECNOLOGÍA EN CONFECCIÓN S.A.S. (en adelante, la “Compañía”), dedicada a la comercialización de maquinaria de confección, repuestos, accesorios y servicios relacionados, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que la complementen o modifiquen.
El objetivo de esta política es garantizar la protección del derecho constitucional de habeas data, la privacidad y el adecuado manejo de la información personal de clientes, proveedores, empleados, accionistas y terceros en general, asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad.
2. Definiciones
Para efectos de la presente Política se entenderá por:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento de sus datos.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Público: Es aquel que no es semiprivado, privado ni sensible. Ejemplos: estado civil, profesión, oficio, calidad de comerciante o servidor público, registros públicos, entre otros.
- Dato Semiprivado: Información que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento interesa a un grupo específico, como los datos financieros o crediticios.
- Dato Privado: Información de carácter íntimo o reservada, relevante solo para el titular, como su información personal y familiar.
- Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. origen racial, orientación política, convicciones religiosas, estado de salud, datos biométricos, vida sexual).
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En este caso la compañía.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: Cuando el responsable y/o encargado de datos personales ubicado en Colombia envía la información a otro responsable que se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio colombiano a un encargado, para su tratamiento por cuenta del responsable.
3. DERECHOS DE LOS TITULARES
En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas aplicables, los Titulares de los Datos Personales que sean tratados por la compañía cuentan con los siguientes derechos:
- Acceder a su información: Conocer en cualquier momento los datos personales que reposan en nuestras bases de datos.
- Actualizar y rectificar: Solicitar la corrección o actualización de sus datos cuando sean parciales, inexactos, incompletos, desactualizados o cuando generen error.
- Suprimir datos: Pedir la eliminación de la información cuando no exista deber legal o contractual que obligue a conservarla.
- Prueba de autorización: Exigir a la Compañía la constancia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.
- Revocar la autorización: Retirar en cualquier momento el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos, siempre que no exista impedimento legal o contractual para ello.
- Ser informado sobre el uso de los datos: Recibir de parte de la Compañía una explicación clara, previa solicitud, acerca de cómo se han tratado sus datos personales y para qué finalidades.
- Presentar solicitudes y reclamos: Radicar consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con el manejo de su información personal, a través de los canales de atención establecidos por la Compañía.
- Acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio: Presentar quejas ante esta autoridad de control cuando considere que se ha incumplido la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.
- Carácter facultativo en datos sensibles: Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre información de niños, niñas y adolescentes. El suministro de estos datos siempre será opcional.
4. Tratamiento de Datos Sensibles
En el desarrollo de sus actividades comerciales, contractuales y laborales, la compañía puede llegar a tratar datos personales sensibles de empleados, proveedores, clientes, accionistas e inversionistas.
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como:
- Origen racial o étnico.
- Orientación política.
- Convicciones religiosas o filosóficas.
- Afiliación a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos.
- Datos de salud.
- Vida sexual.
- Datos biométricos (fotografías, huellas, registros de voz, videos, etc.).
- Datos de niños, niñas y adolescentes.
4.1. REGLAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
- La recolección se limitará únicamente a la información estrictamente necesaria para cumplir una finalidad legítima y permitida por la ley.
- En ningún caso se emplearán medios engañosos o fraudulentos para obtener este tipo de datos.
- Antes de su recolección, se informará al titular sobre el carácter sensible de la información, la finalidad del tratamiento y el derecho que tiene a no entregar este tipo de datos.
- La autorización para tratarlos será siempre previa, expresa y voluntaria.
4.2. CASOS PARTICULARES
- Empleados y exempleados: Se podrán tratar datos sensibles relacionados con salud (incapacidades, exámenes médicos ocupacionales) y datos biométricos (fotografías, huellas, videos), únicamente para fines de seguridad, control de acceso, cumplimiento de la legislación laboral y actividades corporativas.
- Clientes y proveedores: Solo se solicitarán datos sensibles cuando sea estrictamente necesario, como parte de auditorías de seguridad o cumplimiento normativo (ejemplo: SARLAFT).
- Menores de edad: La Compañía no recolectará datos de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos autorizados por la ley laboral (ejemplo: aprendices menores de edad en procesos de formación) o los relacionados con beneficiarios de empleados, siempre con la debida autorización de los padres o representantes legales.
4.3. MEDIDAS DE SEGURIDAD
La Compañía adoptará medidas especiales de seguridad para la custodia de datos sensibles, garantizando su confidencialidad, integridad y uso limitado a las finalidades autorizadas.
5. FINALIDADES ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
El tratamiento de los datos personales recolectados por la compañía incluye su recolección, almacenamiento, administración, uso, transmisión, transferencia y supresión, en la forma permitida por la ley. Dicho tratamiento se realizará de manera diferenciada según la relación del titular con la Compañía, de la siguiente manera:
5.1. DATOS DE EMPLEADOS Y EXEMPLEADOS
- Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral, incluyendo pagos de nómina, prestaciones sociales, aportes a seguridad social y demás disposiciones legales.
- Gestionar incapacidades médicas, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
- Administrar programas de bienestar, capacitación, recreación y comunicación corporativa.
- Implementar medidas relacionadas con la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, en lo que aplique.
- Crear perfiles de usuario en sistemas internos de gestión y recursos humanos.
- Hacer uso de imágenes, fotografías o producciones audiovisuales con fines corporativos (eventos, publicaciones, página web), en cumplimiento de la normatividad.
- Tratar datos sensibles, como información de salud o biometría, únicamente en los casos permitidos por la ley y con la autorización del titular.
5.2. DATOS DE ACCIONISTAS
- Mantener actualizada la información relacionada con su participación en la Compañía.
- Gestionar consultas, peticiones, quejas o reclamos en relación con su calidad de inversionista.
- Adelantar el pago de dividendos y demás beneficios societarios.
- Remitir información corporativa relevante, como convocatorias, informes de gestión y estados financieros.
- Cumplir con normas legales en materia societaria y de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
5.3. DATOS DE PROVEEDORES
- Formalizar y gestionar procesos de contratación, adquisición de bienes y servicios.
- Realizar pagos, facturación y reportes contables.
- Verificar antecedentes financieros, legales y comerciales.
- Desarrollar procesos de auditoría, control de calidad y evaluación de cumplimiento contractual.
- Ejecutar actividades de mercadeo, alianzas comerciales y suministro de información relacionada con los productos o servicios de la Compañía.
- Cumplir con obligaciones legales en materia de prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y demás normas aplicables.
5.4. DATOS DE CLIENTES
- Gestionar procesos de cotización, pedidos, facturación, pagos, garantías y servicio posventa.
- Mantener y fortalecer la relación comercial.
- Realizar actividades de mercadeo, publicidad, promoción y fidelización.
- Analizar tendencias de consumo e intereses de los clientes para mejorar los productos y servicios.
- Dar a conocer novedades, ofertas, promociones, alianzas comerciales y capacitaciones relacionadas con maquinaria y repuestos.
- Cumplir con normas legales en materia tributaria, comercial y de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Atender peticiones, quejas y reclamos, e iniciar procesos legales o contractuales en caso necesario.
5.5. DATOS DE VISITANTES Y TERCEROS
- Controlar el ingreso a las instalaciones mediante sistemas de registro y videovigilancia.
- Garantizar la seguridad de personas, bienes e información de la Compañía.
6. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS
La Compañía podrá realizar la transferencia o transmisión de datos personales, incluso a nivel internacional, siempre que:
- Se cuente con la autorización expresa del titular.
- Existan contratos o acuerdos que garanticen que el tercero receptor respete esta Política y la normatividad colombiana.
- El uso de la información se limite estrictamente a las finalidades autorizadas.
En ningún caso la información personal podrá ser utilizada por terceros para fines distintos a los expresamente autorizados por el titular.
7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
Los titulares o sus representantes podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización mediante:
- Correo electrónico: [email protected]
- Dirección física: Carrera 52A # 45B – 07, El Santuario, Antioquia
- Teléfono: +57 300 219 1131
Para atender solicitudes, la Compañía seguirá estos plazos legales:
- Consultas de información: hasta 10 días hábiles desde la recepción. Si no es posible responder en ese plazo, se informará al solicitante, indicando las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no superará 5 días hábiles adicionales.
- Reclamos o solicitudes de corrección, actualización, supresión o revocatoria: hasta 15 días hábiles desde la recepción. Este plazo podrá prorrogarse por 8 días hábiles más, informando previamente al solicitante.
- Si la solicitud requiere información adicional por parte del titular, deberá aportarse dentro de los 2 meses siguientes. De no hacerlo, se entenderá que desistió de la solicitud.
El tratamiento de datos por parte de la Compañía se realizará siempre conforme a la normativa aplicable y a los procedimientos internos adoptados para garantizar la protección de la información.
8. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS
Los titulares podrán solicitar en cualquier momento a la compañía la supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para su tratamiento, mediante los mecanismos dispuestos en esta Política.
No obstante, la Compañía conservará aquellos datos que deban mantenerse para: (i) cumplir obligaciones legales, (ii) dar cumplimiento a deberes contractuales vigentes y (iii) atender requerimientos de autoridades competentes.
En el caso del tratamiento de datos sensibles, la Compañía garantizará que la autorización siempre sea:
- Previa, expresa e informada.
- Con claridad sobre las finalidades específicas del uso de los datos.
- Respetando el derecho del titular de no entregar información sensible, sin que esto condicione su relación con la empresa.
9. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
La Compañía podrá modificar esta Política en cualquier momento por:
- Cambios normativos.
- Ajustes en procesos internos.
- Nuevos servicios o actividades que impliquen tratamiento de datos.
Las modificaciones estarán disponibles en https://www.tecnoconf.com o en la sede principal.
10. VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de la Compañía entra en vigencia a partir de su aprobación el 01 de octubre de 2025.
Esta política tendrá una duración indefinida, y será aplicable mientras la Compañía realice cualquier tipo de tratamiento de datos personales en desarrollo de sus actividades comerciales, contractuales, laborales o societarias.
En caso de que la Compañía deje de tratar datos personales de manera definitiva, las bases de datos serán eliminadas o anonimizadas, salvo aquellas que deban conservarse por mandato legal, contractual o por orden de autoridad competente.
Las modificaciones o actualizaciones a esta Política serán publicadas oportunamente a través de los canales oficiales de la Compañía, como la página web https://www.tecnoconf.com, medios electrónicos o en las instalaciones físicas de la sede principal, y entrarán en vigor desde el momento de su divulgación.